No all’acquisizione di copia delle comunicazioni alla Questura contenenti le schede degli ospiti

Va respinta l’istanza di accesso volta ad acquisire copia di tutte le comunicazioni inviate alla Questura da una struttura turistica e contenenti le schede delle persone alloggiate nella stagione estiva degli ultimi due anni. Decisivi due dettagli: primo, la struttura è grande e si compone di centoquarantaquattro unità immobiliari; secondo, i dati che la Questura dovrebbe selezionare ed isolare sono stimabili di diverse migliaia e quindi è materialmente inesigibile un simile operato. Questi i paletti fissati dai giudici (sentenza 2874 del 23 ottobre 2024 del Tar Sicilia), chiamati a valutare la richiesta avanzata da una società, operativa nel settore turistico, a seguito di una querelle contrattuale con un’altra società. In sostanza, la società che ha poi presentato istanza di accesso era legata ad un’altra società tramite rapporto contrattuale avente ad oggetto l’affitto ed il subaffitto di un grosso complesso immobiliare destinato ad ospitalità turistica. Essendo insorta contestazione tra le parti in ordine al pagamento delle convenute spettanze economiche legate ai flussi turistici registrati, la prima società ha ritenuto necessario accertare l’effettivo numero di turisti che sono stati alloggiati nelle strutture durante i periodi aprile-ottobre del 2022 e aprile-ottobre del 2023. E, per acquisire certezze su tali elementi di fatto, la prima società ha formulato istanza di accesso alla Questura, istanza con cui ha chiesto il rilascio di copia: delle comunicazioni eseguite dall’altra società, in relazione al periodo aprile-ottobre 2022, da cui da cui risulti possibile evincere il numero dei soggetti ospitati presso il complesso turistico; delle ricevute delle schedine inviate dalla seconda società attraverso il portale alloggiati web, per il periodo aprile-ottobre 2022; delle comunicazioni eseguite dalla seconda società, in relazione al periodo aprile-ottobre 2023, da cui risulti possibile evincere il numero dei soggetti ospitati presso il complesso turistico, la data di arrivo ed il numero di giorni di permanenza di ciascun ospite; delle ricevute delle schedine inviate dalla seconda società attraverso il portale alloggiati web, per il periodo aprile-ottobre 2023, e sempre in relazione al complesso turistico. In sostanza, la richiesta di accesso è funzionale a dimostrare nel giudizio civile che, nei periodi in esame, vi sia stata presenza di clienti alloggiati, e sia di conseguenza sorto il diritto al pagamento delle somme pattuite con tale causale. L’istanza di accesso si è definita, allo scadere del termine di trenta giorni, col meccanismo del ‘silenzio diniego’. E tale posizione della Questura è ritenuta corretta dai giudici, i quali ricordano, in premessa, che l’esercizio del diritto di acceso non può implicare a carico dell’amministrazione che detiene i documenti una defatigante attività di ricerca, selezione, ed elaborazione dei dati. In generale, comunque, l’accesso non può ridondare in attività di ricerca ed elaborazione dei dati, sicché la richiesta di accesso non può essere generica, eccessivamente estesa o riferita ad atti non specificamente individuati, ovvero riferita ad una pluralità di atti, della cui ricerca deve farsi carico l’amministrazione, seppure sulla base di criteri indicati dal richiedente. E l’esercizio del diritto di accesso non può implicare che l’amministrazione debba farsi carico di una più o meno complessa e articolata elaborazione dei dati conoscitivi necessari per l’individuazione e il reperimento dei documenti amministrativi. Va evitato, quindi, secondo i giudici, l’effetto che conseguirebbe all’eventuale accoglimento della richiesta della società, atteso che la Questura sarebbe chiamata a destinare cospicue risorse umane e materiali – distraendole da altri scopi istituzionali – nella lunga e laboriosa attività di selezione delle schede degli alloggiati inviate dalla seconda sociertà nei soli periodi indicati nell’istanza. L’abnormità dell’onere si coglie agevolmente ove si rifletta sulle seguenti circostanze: da un parte, il complesso turistico si compone di ben centoquarantaquattro unità immobiliari (come si ricava dall’oggetto del contratto di affitto prodotto in atti); dall’altra parte, la Questura convoglia, per obbligo di legge, tutti i dati sugli alloggiati inviati da tutte le numerosissime strutture turistiche presenti nel territorio provinciale. Orbene, da tale enorme mole di dati (stimabile in diverse migliaia) dovrebbe quindi procedersi ad una doppia attività selettiva che riguardi, innanzi tutto, le schede inviate da un solo operatore turistico, per poi isolare – tra queste – quelle relative a due semestri di anni differenti. Né l’esito dell’istanza potrebbe avere miglior sorte ove si accedesse al suggerimento proposto dalla società, consistente nel coprire con ‘omissis’ i nomi dei soggetti alloggiati. Anche in questa forma (e forse ancor di più), l’attività imposta all’amministrazione si collocherebbe ai limiti della materiale inesigibilità. Da altro punto di vista, la documentazione spontaneamente trasmessa dall’amministrazione nel corso del giudizio può, secondo i giudici, essere ritenuta sufficiente a garantire le necessità difensive esternate dalla società ricorrente.